La comunicazione sul posto di lavoro

La comunicazione sul posto di lavoro comprende sia la comunicazione formale che informale. Lungi dall’essere meno importante o rilevante, quest’ultima è la modalità attraverso la quale viene costruita l’atmosfera lavorativa giorno dopo giorno e in cui si svolgono le attività lavorative. Poiché entrambe le modalità sono molto importanti, entrambe dovrebbero essere attentamente pianificate e gestite (vedi anche il modulo “Come comunicare con le persone affette da demenza, con le loro famiglie e colleghi”).

È anche molto importante ricordare che la comunicazione non è solo contenuto. Il modo attraverso il quale comunichiamo i nostri messaggi dice molte cose. Presta quindi attenzione al “REGISTRO LINGUISTICO” o al “tono di voce” (serio, ironico, giocoso, affettuoso, formale, amichevole, brusco, aggressivo, lamentoso, tecnico, arrabbiato, insicuro) che adotti e come lo cambi.

È anche importante capire che la comunicazione sul posto di lavoro può avere scopi diversi:

-DARE O RICHIEDERE ISTRUZIONI;

-motivare / incoraggiare;

– ADOTTARE DECISIONI;

– correggere / VALUTARE;

– CREARE UNA RETE;

– CAMBIARE IL CONTESTO.

Lo scopo di un messaggio comunicativo non è sempre esplicito, ma se siamo in grado di capirlo, sarà più facile per noi capire il punto di vista e le ragioni di altre persone. Ciò non implica che devi adottare il punto di vista degli altri, ma capire che la tua posizione, i tuoi sentimenti o le tue ragioni non sono le uniche in gioco e che forse potrebbero essere evitati molti fraintendimenti o aspettative sbagliate.

Le riunioni di lavoro sono uno degli strumenti che le aziende utilizzano più spesso, ma è importante che siano ben organizzate e preparate. Prima di organizzare una riunione e, durante la sua gestione, è bene chiedersi:

1. Abbiamo programmato l’incontro con un tempo sufficiente? Abbiamo scelto con cura l’ora e il luogo dell’incontro?
2. Abbiamo preparato l’incontro, dando a tutti i partecipanti l’opportunità di conoscere l’argomento?
3. Abbiamo invitato le persone giuste? Se manca qualcuno, chi avrebbe dovuto essere invitato?
4. Ci conosciamo tutti e sappiamo qual è il motivo per cui siamo qui?
5. Stiamo affrontando gli argomenti con la giusta priorità?
6. Stiamo usando il linguaggio giusto?
7. Ci stiamo preoccupando che gli altri partecipino e non si stiano stancando?

Molte di queste regole valgono per ogni altro tipo di scambio di informazioni in un posto di lavoro, inclusi scambi più brevi o più informali (o anche per comunicazioni scritte).